QA là gì? QA là từ viết tắt của Quality Assurance, nghĩa là đảm bảo chất lượng bằng cách thiết lập quy trình và tiêu chuẩn để sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng cao và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Trong doanh nghiệp, sản phẩm tốt không phải tự nhiên mà có. Để một sản phẩm đến tay khách hàng với chất lượng ổn định, sai lỗi thấp nhất, doanh nghiệp cần đến QA – Quality Assurance, hay còn gọi là đảm bảo chất lượng. Nhân viên QA không tập trung tìm lỗi của sản phẩm mà tập trung xây dựng, kiểm soát và tối ưu quy trình làm việc.
Mục đích là để ngăn lỗi ngay từ đầu, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng bền vững. Trong nội dung bài viết này, An Toàn Doanh Nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm QA này cũng như những công việc của một nhân viên QA tại các doanh nghiệp.
Tìm hiểu khái niệm QA là gì?
QA có tên tiếng anh là Quality Assurance, là hệ thống các hoạt động chịu trách nhiệm xây dựng, kiểm soát và cải tiến quy trình nhằm đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra đúng theo tiêu chuẩn đặt ra. Nói cách khác, QA tập trung vào quy trình để đảm bảo sản phẩm cuối cùng tốt từ khâu ban đầu. Nhờ đó giúp doanh nghiệp có sản phẩm đều đạt chất lượng tốt và ổn định.
Vai trò của QA trong doanh nghiệp là giúp xây dựng và giám sát các quy trình chuẩn. Vì quản lý từ gốc nhưng QA giúp giảm lỗi, giảm lãng phí cũng như giảm được chi phí sửa hàng, trả hàng. Hơn nữa, nhờ xây dựng quy trình làm việc rõ ràng nên nhân viên sẽ làm đúng, sản phẩm luôn đạt chuẩn với năng suất cao. Qua đó làm tăng sự uy tín cho thương hiệu doanh nghiệp trước đối tác, tạo lợi thế cạnh tranh tốt hơn so với đối thủ.
Xem thêm: Đào tạo quan trắc môi trường lao động
QA làm những công việc gì?
Vai trò của QA trải dài từ khâu nghiên cứu, thiết kế cho đến sản xuất, đóng gói và bán hàng. Bộ phận QA không chỉ kiểm soát mà còn dẫn dắt chất lượng. Dưới đây là những công việc chính của QA là gì.
Thiết lập toàn bộ quy trình từ nghiên cứu, thiết kế đến sản xuất và bán hàng
QA có nhiệm vụ xây dựng quy trình chuẩn SOP cho từng giai đoạn. Từ nghiên cứu sản phẩm, thiết kế, sản xuất cho đến đóng gói, lưu kho và sau cùng là vận chuyển, giao hàng. Họ giống như kiến trúc sư của hệ thống chất lượng, đặt nền móng để mọi bộ phận làm việc đúng chuẩn, đúng bước. Nhờ việc làm đúng từ bước đầu tiên nên các bước sau sẽ giảm được rất nhiều sai sót.
QA thiết lập toàn bộ quy trình từ bước nghiên cứu cho đến thành phẩm
Giám sát và đánh giá quy trình thực hiện
Sau khi thiết lập quy trình, QA sẽ tiếp tục theo dõi xem nhân viên có tuân thủ đúng các bước, bộ phận sản xuất có làm đúng tiêu chuẩn không. Và cả khâu máy móc vận hành có làm đúng quy trình đã đề ra không. Vai trò này giống như người giám sát công trình, đảm bảo mọi thứ đúng theo bản vẽ đã hoạch định.
Cải tiến quy trình để nâng cao chất lượng và giảm chi phí
QA không chỉ giữ quy trình mà còn phải tìm cách làm cho quy trình tốt hơn. Họ liên tục phân tích dữ liệu, gồm lỗi sản phẩm, phản hồi khách hàng, điểm nghẽn sản xuất… để đưa ra cải tiến. Từ đó giúp giảm lỗi sản phẩm, tăng hiệu suất, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh.
Xem thêm: Đào tạo quan trắc môi trường lao động
Đào tạo nhân viên về quy trình đảm bảo chất lượng
Một quy trình tốt chỉ phát huy hiệu quả khi mọi người hiểu và làm đúng. Vì thế, nhân viên QA còn thường xuyên tổ chức đào tạo lại tạo quy trình làm việc, giới thiệu quy chuẩn chất lượng mới.
Đồng thời hướng dẫn cách phòng ngừa lỗi cũng như cập nhật các cải tiến mới để chất lượng sản phẩm tốt hơn. Đây là điều mà ít doanh nghiệp quan tâm, nhưng nếu không đào tạo, nhắc nhở lại thì đôi khi người lao động sẽ bỏ qua các yếu tố quan trọng, làm giảm chất lượng sản phẩm.
Xem Thêm: Đào Tạo Cấp Thẻ An Toàn Lao Động
Hợp tác với các bộ phận khác để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng tốt
QA không làm việc độc lập và phải phối hợp song song với nhiều bộ phận khác. Cụ thể là bộ phận R&D, bộ phận thiết kế, sản xuất, kho vận, nhân viên kinh doanh bán hàng và còn có cả nhân viên QC, kỹ thuật, bảo trì.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa QA và các bộ phận giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru từ đầu vào đến đầu ra. Qua đó cũng giúp giảm thiểu những tranh chấp không đáng có giữa các bộ phận, cùng nhau thúc đẩy tăng năng suất lao động.
Nhân viên QA cần phối hợp với các bộ phận khác
Kiểm soát nguyên liệu đầu vào trước khi đưa vào sản xuất
Nguyên liệu đầu vào kém chất lượng dẫn đến lỗi hàng loạt. Vì thế, nhân viên QA sẽ kiểm tra nguồn gốc nguyên liệu cũng như chất lượng mẫu test trước khi nhập hàng. Bên cạnh đó, QA còn xem hồ sơ kiểm định của nguyên liệu và tiêu chuẩn của nhà cung cấp để đảm bảo mọi thứ phải đạt chuẩn trước khi đưa vào nhà máy sản xuất.
Xem thêm: Dịch Vụ Đào Tạo Cấp Chứng Chỉ An Toàn Lao Động Uy Tín
Nhân viên QA cần những tố chất, kỹ năng gì?
Trong hệ thống quản lý chất lượng, nhân viên QA giống như người gác cổng cuối cùng, đảm bảo mọi sản phẩm trước khi tung ra thị trường đều đạt chuẩn. Để làm được điều này, họ cần hội tụ nhiều tố chất và kỹ năng đặc thù sau:
- Kỹ năng phân tích, tư duy hệ thống: QA phải nhìn quy trình từ góc độ toàn cảnh, xác định điểm lỗi hoặc điểm có nguy cơ gây lỗi. Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, ngăn ngừa để không làm giảm chất lượng đầu ra.
- Khả năng giao tiếp, phối hợp giữa các bộ phận: Nhân viên QA làm việc với tất cả phòng ban nên cần giao tiếp rõ ràng, khoa học.
- Tính tỉ mỉ, kỷ luật cao: Chỉ cần một chi tiết nhỏ không đúng quy trình cũng gây lỗi hàng loạt.
- Am hiểu tiêu chuẩn chất lượng, gồm ISO 9001, GMP, HACCP, tiêu chuẩn ngành… để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra đều là tốt nhất.
- Tinh thần cải tiến liên tục: QA luôn tìm cách hoạt động tốt hơn, nhanh và giảm ít sai lỗi hơn.
- Kỹ năng lập tài liệu, xây dựng quy trình: QA là người viết luật cho quy trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp nên cần kỹ năng viết SOP, báo cáo, xây dựng quy trình làm việc chuẩn.
Để có thể làm QA tốt thì nhân viên phải hội tụ nhiều kỹ năng
Lĩnh vực nào cần đến nhân viên QA?
QA xuất hiện ở hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt là ngành có yêu cầu cao về chất lượng. Dù là sản phẩm hữu hình hay dịch vụ, QA đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra chất lượng ổn định, đáng tin cậy. Dưới đây là các lĩnh vực mà nhân viên QA không thể thiếu:
- Sản xuất công nghiệp: điện tử, may mặc, thực phẩm, linh kiện, thép, bao bì…
- Dược phẩm, mỹ phẩm
- Thực phẩm, đồ uống
- Công nghệ thông tin, phần mềm
- Logistics, chuỗi cung ứng
- Nông nghiệp, thiết bị y tế, sản phẩm chăm sóc cá nhân
Hy vọng với những chia sẻ của An Toàn Doanh Nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của QA trong hoạt động kinh doanh, sản xuất cho doanh nghiệp.
Nếu muốn đào tạo cho nhân viên của mình trở thành một QA xuất sắc thì hãy liên hệ với chúng tôi. Với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, gói dịch vụ đào tạo toàn diện cùng phương pháp huấn luyện dễ hiểu, có thực hành với các tình huống thực tế. Nhờ đó chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ có được những nhân sự QA tốt nhất để hỗ trợ sự phát triển bền vững cho công ty của mình.
